Сначала почитайте, что написано в заявке про неустойку. Чем водитель может подтвердить своё прибытие на погрузку?
Прежде чем выставлять претензию проведите устные переговоры, если они не приведут к желаемому результату тогда нужно писать претензию со ссылкой на заявку с обязательным указанием срока ответа на вашу претензию, обычно от 3-х до 10-ти дней. Претензию выслать заказным письмом с описью и уведомлением. Потом в зависимости от ответа на вашу претензию действовать по обстоятельствам. Если же они согласятся оплатить вам неустойку, то возникает вопрос как (нал/безнал)? Если безнал то счет в любом случае придется выставлять, только в нем написать Неустойка по заявке № ... дата ... Но практика показывает, что если вы с ними не дружите. То неустойки вам не дождаться никогда! Если дружите, то они вам в следующий раз чуть больше могут заплатить и тем самым компенсировать ваши затраты. Но это все обычно решается полюбовно. Если же не дружите то пишите на форумах, в недобросовестных партнерах, жалуйтесь куда хотите денег вам это ваших не вернет.
Сумма неустойки то большая?