Оплата по документам что у вас считается подтверждением передачи комплекта?

Коллеги, вопрос по рабочей практике после рейса, не юридическая консультация.

В заявках срок оплаты часто привязан к сканам и счёту, оригиналам либо их получению. Как вы реально фиксируете точку, от которой потом контролируете оплату?

1. Что для вас является достаточным подтверждением: письмо со сканами, трек почтового отправления, ЭДО, отметка в системе или другое?
2. Что обязательно сохраняете, чтобы потом не спорить о составе комплекта и дате передачи?
3. На каком этапе чаще всего возникает сбой: контроль оплаты, отправка оригиналов или подготовка претензии?

Интересен опыт перевозчиков и экспедиторов без названий контрагентов, сумм и документов.