претензия спустя 2 месяца после выставления счета

Просьба помочь разобраться в ситуации.
Предоставляли клиенту машины по Москве, оплата за перевозки почасовая.
Счета мы выставляем за одну календарную неделю, соответственно, раз в неделю. Перед выставлением счета мы отправляем клиенту сверку, в которой по каждой поездке указывается дата, машина, стоимость часа, время прибытия и убытия, общее количество часов. Только после получения от клиента подтверждения сверки (т.е. подтверждения времени отработки каждой машины) мы выставляем счета, чтобы избежать изменений в документах, а так же чтобы исключить неверно указанное время или приписки водителей.
08.12.16 нам была прислана претензия от клиента за поездки 19.09, 22.09, 26,09 и 28.09 (2,5 месяца после поездки!!!). В претензии сказано, что клиент хочет удержать деньги по каждой поездке в связи с опозданием водителей на погрузку (от 55 минут до 1ч55мин). В сверках было указано время прибытия, которое нам сообщили водители и которое совпадало с временем, указанным в заявках. Счета за эти поездки были выставлены 13.10.16 после согласования сверок 12.10.16 (2 месяца назад!). Подтверждение сверок означает, что клиент согласен с указанным временем отработки. По непонятным причинам клиент не сообщил нам об опоздании водителей ни в день поездки, ни во время проверки сверки с отработкой. Менеджер с которым мы работали сказал, что он подтвердил сверки цитирую "полностью доверяя", т.е. не сверив время указанное в сверке с временем отмеченным на загрузке! получается, что несвоевременное выяснение реального времени отработки вина клиента, а именно менеджера подтвердившего неверное (по словам клиента) время отработки. Документов подтверждающих опоздание водителей нам не было предоставлено.
Вопрос. Должны ли мы платить за невыполнение менеджером клиента своих обязательств?

если есть доказательство подтверждения времени работы, тогда какие вопросы?
если нет доказательств, то претензия может быть и обоснованной. А может и не быть.

Цитата (ФрахтКонсалт, ООО @ 09.12.2016 11:54)


дело в том, что согласно заявке в документах должно стоять время выгрузки. оно стоит. время прибытия на загрузку не отмечали. наше доказательство - это подтвержденная клиентом сверка. чтобы избежать подобных разговоров спустя 2,5 месяца после поездки мы и отправляем сверки сразу, до выставления счета.
просто получается, что виноват менеджер клиента, так как не выполнил свою работу, а платить теперь должны мы

Цитата (ЛИДЕР Групп (ЛИДЕР Групп Центр, ООО) @ 09.12.2016 12:25)


это не докозательство

Цитата (AutoGross (Авто Гросс Лоджистикс, ООО) @ 09.12.2016 12:28)



клиент подтвердил это время, подтвердил счет и подписал акт выполненных работ. мы же не просто молча выставили счет, а там будь что будет. мы отправили его на согласование сначала, чтобы избежать подобной ситуации.

Цитата (ЛИДЕР Групп (ЛИДЕР Групп Центр, ООО) @ 09.12.2016 11:33)
Таких доказательств и нет полагаю. Напишите им мотивированный отказ на претензию со ссылками на транспортное законодательство и необходимую доказательственную базу.

Цитата (ЛИДЕР Групп (ЛИДЕР Групп Центр, ООО) @ 09.12.2016 11:33)
Если бы работали на основании путевых листов, как и положено, тогда и вопросов подобных не возникло бы..
Кто хочет оградить себя от волокиты с путевыми листами-тот и попадает в такие ситуации..
А по путевым листам можно свериться хоть в течении 5ти лет, и исправить бухгалтерские документы, и свериться как надо.
Получается. что это со стороны Вашей организации как со стороны перевозчика- документооборот настроен неграмотно,используете не унифицированные документы-а это проблема Вашего руководства,и бухгалтерии, которые и отвечает за организацию первичной отчётности.
Думается, что клиент в Вашем случае прав, и Вашему руководству стоило бы пойти им навстречу, и неважно сколько месяцев прошло,имхо

Цитата (ЛИДЕР Групп (ЛИДЕР Групп Центр, ООО) @ 09.12.2016 12:37)
Мы в своё время счета и акты выставляли только при получении путевого листа..
Потому что путаницы бывает много, а в путевом листе сразу видно, сколько машина отработала и что ответственное лицо заказчика эту работу приняло и поставило печать.
Конечно, когда уже подписан Акт-это хороший аргумент для Вашей стороны, однако, если клиенты имеют право запросить и первичную документацию, которую должны предоставлять перевозчики-талон заказчика к путевому листу...а вот этот аргумент уже будет работать против Вас, если у Вас вообще нет ни талона, ни корешка..
Это и налоговая может затребовать к проверке, как доказательство, что Акт не фиктивный. и перевозка действительно была..
Если Ваша бухгалтерия не сможет предоставить первичные документы-то Вашему руководству могут грозить штрафы за непредоставление документов..

Конечно, это бывает редко, в тех случаях, когда налоговая кого-то прицельно проверяет) или при встречной проверке..,но Вашему руководству этого знать не мешало бы, чтобы потом свои нервы не тратить.
Удачи!)

Цитата (ЛИДЕР Групп (ЛИДЕР Групп Центр, ООО) @ 09.12.2016 13:37)
тогда непонятно на что он будет опираться.
тут, конечно, многое зависит от содержания подписанных актов, счетов и т.д.