Цитата (Орлов Александр Валентинович, ИП @ 01.07.2026 10:56)Здравствуйте. В вашей заявке (пункты 4.5 и 4.6) чётко прописано: оплата производится только после предоставления полного пакета оригиналов, и за задержку их возврата предусмотрен штраф – 1% от ставки за каждый день просрочки. Поэтому действовать нужно аккуратно, чтобы не дать заказчику формального повода для затягивания платежа.
Я рекомендую отправлять документы двумя способами одновременно – так вы и ускорите процесс, и обезопасите себя. Вот конкретный план:
1. Сначала – сканы на электронную почту.
Подготовьте качественные сканы следующих документов:
• счёт на оплату (с вашими реквизитами);
• акт выполненных работ (услуг);
• транспортная накладная (ТН) или товарно-транспортная накладная (ТТН) с подписями и печатями грузоотправителя и грузополучателя (обязательно с расшифровкой подписи и круглой синей печатью, как требует пункт 4.4 вашей заявки).
Отправьте их на электронный адрес заказчика (если он известен) или его бухгалтерии. В письме кратко укажите: «Прошу проверить документы и подтвердить готовность к оплате. Оригиналы направлены почтой сегодня». Это позволит заказчику начать проверку, пока оригиналы в пути.
2. В тот же день – оригиналы заказным письмом с описью вложения.
Это самый надёжный способ. Идите на почту, заполняете бланк описи (форма 107), где перечисляете все отправляемые документы (например: «1. Счёт №... от ...; 2. Акт №...; 3. Транспортная накладная №... на 1 листе
. Почтальон поставит печать на вашу копию описи – это ваш главный козырь, потому что она доказывает, что вы отправили именно эти документы, а не пустой конверт. Затем отправляете письмо с уведомлением о вручении на юридический адрес заказчика. Сохраните квитанцию об отправке – на ней будет трек-номер для отслеживания.
Что делать с «пятнадцатидневным» сроком и штрафом?
В пункте 4.6 сказано, что вы обязаны вернуть оригиналы в течение 15 дней с момента сдачи груза, и за каждый день просрочки – штраф 1%. Это серьёзная угроза, потому что заказчик может специально тянуть с приёмкой документов, чтобы начислить вам штраф и не платить. Чтобы этого избежать, в сопроводительном письме к оригиналам (можно просто вписать в текст накладной или вложить отдельный лист) напишите чётко: «Настоящим направляю оригиналы документов для оплаты по заявке №... от ... . Срок оплаты прошу считать с даты получения настоящего письма». Тогда, когда придёт уведомление о вручении, вы будете точно знать, с какого числа пошёл отсчёт для оплаты. Если заказчик начнёт ссылаться на то, что документы пришли поздно, у вас будет почтовая квитанция с датой отправки – это докажет, что вы отправили их вовремя, а задержка – на совести почты или самого заказчика.
Также не забудьте сделать копии всех отправленных оригиналов – они останутся у вас на случай, если заказчик «потеряет» документы или будет утверждать, что вы выслали не всё. Все сканы и фото сохраните в отдельной папке – они пригодятся и для претензии в АТИ, и для суда.
Если вы уже отправили документы просто по электронной почте, но без оригиналов – это хорошо как первый шаг, но обязательно продублируйте их почтой с описью, даже если заказчик говорит, что «достаточно сканов». В суде или при разбирательстве в АТИ именно почтовое отправление с описью будет признано надлежащим доказательством выполнения вашего обязательства.
Я бы посоветовал сделать это в ближайшие дни, не откладывая. Так вы не дадите заказчику формального повода для задержки и создадите себе прочную доказательственную базу. Если нужна помощь - звоните.