Помогите пожалуйста добавить 1 небольшой пункт в договор

Добрый день. На данный момент есть 2 вида договора: для заказчика и для перевозчика.
В обоих есть такие пункты или подобные:

3.1. Не позднее 18:00 часов дня, предшествующего дню погрузки груза, предоставлять Экспедитору письменную заявку на перевозку грузов по форме, установленной в Приложении к настоящему договору.

4.1. Конкретная перевозка осуществляется на основании заявки (Приложение к настоящему договору), которую Заказчик передает Экспедитору в письменной форме не позднее 18:00 часов дня, предшествующего дню погрузки груза. Заявка должна содержать все необходимые данные (характер груза, его вес и объем, дата и время подачи автотранспортного средства, наименование грузоотправителя, его адрес, контактное лицо, контактные телефоны, график работы складов или иных пунктов приемки грузов, место доставки грузов, наименование грузополучателя, его адрес, контактное лицо, контактные телефоны, график работы складов или иных пунктов сдачи грузов) для качественного и своевременного выполнения перевозки и соответствовать настоящему договору.

9.1 Оплата услуг по перевозке грузов и иных связанных с перевозкой услуг, оказанных Экспедитором, а также компенсация затрат, понесенных Экспедитором при осуществлении перевозки и оказании связанных с перевозкой услуг, производится Заказчиком путём перечисления денежных средств на расчетный счет Экспедитора, в сумме указанной в заявке на конкретную перевозку в 5-дневный срок со дня выполнения услуги.

Коротко говоря к договору обязательно делается заявка на каждую отгрузку в письменном виде с печатами и подписями. Заявка может быть передана электронными средствами связи.

Вот в чем проблема:
При оплате услуг, в счете акте и так далее мы вынуждены ссылкаться на номер и дату заявки а так же обязательно прикладывать эту самую заявку к счету. Наваливается куча лишней мукулатуры при ведение документооборота.
Как можно прописать в договоре такой пункт, чтобы заявка имела место быть и в случае каких-либо споров она имела юридическую силу вместе с договором, но при этом для отчетности в бухгалтерии было бы достаточно выставить просто счета на транспортные услуги по такому-то маршруту с таким то водителем и не прикладывать эту самую заявку. Тогда отчетность сводилась бы к Договор+Счет+Акт+Счет-фактура

Добрый день!
Решил вашу проблему след образом:
Прописал в договоре силу сканированной версии заявки с печатями с обеих сторон.

В счете и акте прописывается номер заявки и ее дата, водитель, машина. Заявка в электронном виде остается в базе (пример: 1С имеет кнопочку: файл) при желании посмотреть эту заявку переходишь по связанным файлам и смотришь.

Бумажный документооборот остается на том уровне,который вы хотите видеть в своем посте.только вы забыли транспортные накладные старого и нового образца,они должны быть полностью оформлены и прикрепляться в архиве оригиналами.

Цитата (ДАРЬЯ-МЕТАЛЛ-ГРУПП, ООО @ 31.07.2012 09:28)

Спасибо. Есть просто у меня такой нюанс, что программа, в которой я составляю заявки при выгрузке её в электронном виде пишет номер и дату, когда эта заявка составлена. Впоследствии же, когда приходит время выставлять счета при обращении к программе там можно посмотреть лишь дату погрузки машины, а при повторной выгрузке заявки программа меняет дату на текущую. Зачастую это сбивает с толку менеджеров и бухгалтера и они либо указывают неправильную дату, либо лезут на почту и ищут заявку среди сотен других писем.
P.S. Может вы посоветуете более адекватную в работе программу которой пользуетесь сами?

Цитата (ТК `Океан`, ООО @ 31.07.2012 10:13)
Скажите чем вы пользуетесь,для начала.

Все заявки я делаю в обыкновенном "офисе" потом стандартное (Добавить файл), а вот в базу уже попадает автоматом после проведения рейса,либо составлении маршрутного листа по потребности в перевозке,которую накидывают менеджера за предыдущий день!.

За основу (как образец) брался пакет приложений 1С Логистика,управление перевозками. но только схема построений внешняя... Всё, дальше только фантазия и то, что мне необходимо создавалось программистом 1С с нуля и прописывалось в 1С Торговлю. Тем самым ушли от следующих вещей:
- Оплата программного продукта 1С Логистика (Тестового режима вполне хватило понять принцип работы и что с чем вязать в будущем)
- Оплата поддержки информационной и технической от компании франча (Для этого и нужен 1С программист в штате компании,если ваш только бухгалтерии НДС помогает считать, это далеко не показатель работы программиста)
- Необходимость пакетного обмена между двумя приложениями, работа всех отделов идет в 1С Торговля, так как наш транспорт в первую очередь работает на фирму,а уж потом за счет сторонних грузов минимизирует издержки транспортные.
- В случае проверки исполнительными органами, у вас все со всем связано по поставкам и доставкам, по услугам для сторонних организаций отдельная ветка в программе (у меня называется управление перевозками), там также все связано по датам и каждому из контрагентов, с которым хоть единожды я что то возил.

Времени и сил на вышеописанное убито было очень много, это сейчас уже более менее стало понятно, а в самом начале приходилось сначала у себя в голове сложить пазл, а потом начиная от руководства до простого менеджера обьяснить как это работает и что надо еще делать или вносить .